De kracht van betrokkenheid
Uit de agenda van ……: Deel 3
De kracht van betrokkenheid
Regelmatig krijgen we bij Zaviro de vraag wat we nu eigenlijk precies doen. Hoe onze werkwijze eruitziet? Wie we helpen? Wat coaching inhoudt en wat de meerwaarde voor organisaties of personen is? Ons antwoord: Dat is voor iedereen anders. We werken samen met kleine en grote ondernemingen. Je zult begrijpen dat de uitdagingen heel verschillend zijn. Wat wel altijd hetzelfde is, of het nu een persoon, team of hele organisatie betreft, wij zoeken altijd de persoonlijke verbinding. Om je een duidelijk beeld te geven van wie wij coachen en hoe we dat doen, schrijven we blogs over casussen uit de praktijk. Deze keer een VOC-traject uit de agenda van Baukje. Zij begeleidt een stafafdeling in een ziekenhuis.
VOC traject binnen een stafafdeling in een ziekenhuis
De uitdaging: Verbinding creëren en daadkrachtiger samenwerken binnen de afdeling.
Werkwijze: Intensief, praktisch VOC-traject in een periode van ongeveer 9 maanden.
Aan het woord: Sophie*, teamleider op een stafafdeling van een ziekenhuis in het Oosten van het land. Sophie geeft functioneel leiding aan een klein jong team dat zich bezighoudt met data-analyse. Sophie is indirect initiator van het traject en is als ontwerpteamlid één van de kartrekkers binnen de organisatie. Ze vertelt over haar ervaringen met het VOC-traject van Zaviro.
*Sophie is een gefingeerde naam
Als team plezierig kunnen werken en meer daadkrachtig worden. Dat is ons doel.
“We kwamen op een leuke manier met Zaviro in contact”, vertelt Sophie. “Op LinkedIn zag ik een berichtje met de mogelijkheid je aan te melden voor de nieuwsbrief. Onder de aanmelders werd een coachingsessie voor een team of organisatie verloot. Ik werd geloot. Binnen onze afdeling werken we in een jong snelgroeiend team. Dat brengt de nodige dynamiek en uitdagingen met zich mee. Het leek mij zinvol om ons hele team deelgenoot te maken van de sessie, zodat we er allemaal wat van konden leren. Mijn leidinggevende vond dat een goed idee. Hij ging met Dennis in gesprek en ze bleken een goede klik te hebben. Die ene coachingssessie heeft geleid tot een volledig door Zaviro begeleid VOC-coachingstraject.
De kunst is om samen te werken zonder dat er eilandjes ontstaan
“Onze afdeling bestaat uit 4 á 5 domeinen. In totaal werken we met ongeveer 25 collega’s. Ieder domein heeft een functioneel leidinggevende, eigen werkzaamheden en kennisgebied. Voor het uitvoeren van de dagelijkse werkzaamheden zijn we niet direct van elkaar afhankelijk. Voor de samenhang op de afdeling is het wel belangrijk dat er affiniteit is met elkaars werkzaamheden.”
“De teams zijn relatief jong. Er zijn veel wisselingen geweest, ook in het management. Zowel het team als de teamleiders ervaarden een gemis aan leiderschap naar het team. Er was behoefte aan structuur, transparantie, duidelijkheid en visie. We waren echt op zoek naar een manier van werken, die voor meer verbinding in het team zorgt en voorkomt dat er eilandjes ontstaan. Kortom een manier die ons helpt om als team daadkrachtiger te worden. Om dat te behalen kozen we voor de praktische werkwijze van Zaviro in de vorm van het VOC-traject.”
Het VOC traject – Verbinden, Ontwerpen, Creëren
“Wat ik echt als enorm positief heb ervaren is de verfrissende en persoonlijke aanpak van Zaviro. Het concept van het VOC-traject is echt heel goed uitgewerkt. Door de jaren heen heb ik aan verschillende management development trajecten mee mogen doen. Erg leerzaam, maar de vertaling naar de praktijk bleef vaak uit. Dit traject is echt anders. Het is praktisch en zet aan tot doen. Doordat je als team samen stappen zet gebeurt er daadwerkelijk iets en zijn we echt meters gaan maken.”
“Dat er meters gemaakt worden zorgt Baukje wel voor. Als coach begeleidt ze het team adequaat en doeltreffend. Ze biedt een luisterend oor, geeft nuttige feedback en tips en trucs, maar zorgt er altijd voor dat het team ‘in the lead’ is. Wat ook erg fijn is dat het mogelijk is om teammeetings bij Zaviro op locatie te houden. Als team wordt je even uit je eigen omgeving gehaald en dat geeft een vrijer gevoel in denken en handelen. De natuur inspireert, geeft rust en voor mij als golfliefhebber lokte de nabij gelegen baan ook om even een balletje te kunnen slaan en zo mijn hoofd vrij te maken.”
Stap 1 – Verbinden
“Als team is het best spannend om zo’n intensief traject aan te gaan. Om samen überhaupt daadkrachtig te kunnen worden zijn alle teamleden door Zaviro gescreend door middel van persoonijkheidsanalyses. De uitkomsten van al deze analyses zijn in een gesprek 1 op 1 teruggekoppeld. Dat is soms best confronterend. Je krijgt als ware een spiegel voorgehouden, om jezelf en je gedrag te herkennen. Dat inzicht in jezelf is belangrijk om persoonlijke keuzes te maken en na te denken over je eigen positie in het team voor nu en in de toekomst.”
Met het VOC-traject ga je daadwerkelijk meters maken
Stap 2 – Ontwikkelen
“Om VOC in te bedden in de organisatie is op basis van de profielschetsen een ontwerpteam samengesteld. In ons geval bestaat dat uit 5 collega’s, uit ieder team 1. En dat zijn niet persé de leidinggevenden. Samen trekken we de kar en zorgen we ervoor dat alle collega’s in de slipstream betrokken zijn en blijven. Elk team formuleert zijn eigen aanpak. Feedback ophalen, verwerken in het ontwerpplan en terugkoppeling aan het team is essentieel voor de betrokkenheid. Normaal gesproken gebeurt dat tijdens fysieke bijeenkomsten. Corona zorgde even voor een extra uitdaging, omdat we een omschakeling moesten maken naar online. Dat vroeg om enige creativiteit en flexibiliteit van alle betrokken. Maar ook online wisten Baukje en Dennis ons zo te coachen dat we rollen, taken, werkwijzen en procedures helder, uitlegbaar en toepasbaar wisten te verwoorden. Samen hebben we een compleet ontwerpplan gemaakt voor onze afdeling.
Stap 3- Creëren
“Op dit moment zijn we er klaar voor om de plannen die we gemaakt hebben in praktijk te brengen. We zetten de eerste stappen op weg naar verandering. Ik heb er het volste vertrouwen in dat het gaat lukken.”
Je ziet nu al een positieve beweging ontstaan binnen de afdeling
Al tijdens het traject zijn de eerste resultaten merkbaar
“Wat ik zie is dat er nu al meer rust en duidelijkheid in de functionele aansturing. De lijntjes zijn korter en je ziet dat er meer beweging binnen de hele afdeling is. Collega’s weten elkaar veel beter te vinden. Ook nu we elkaar vanwege corona minder kunnen zien. Leidinggevenden staan veel meer in hun kracht en worden daar ook voorlopig ook op gecoacht. Hoewel mijn eigen team prima functioneerde, zie ik toch een verandering.”
“De persoonlijkheidsanalyses hebben bij sommigen geleid tot een separate coaching in een eigen ontwikkeltraject. Dat zie ik als een win-win situatie. Zowel voor persoonlijke als zakelijke vitaliteit. Ik zie ook veel meer eigen initiatief vanuit de medewerkers om verandering in gang te zetten.”
“Ik kan eigenlijk niet anders zeggen dan dat ik enorm trots ben op onze organisatie. Op de aandacht die er is voor persoonlijke ontwikkeling en de ruimte die daarvoor geboden wordt. Zonder dat en de begeleiding van het team van Zaviro hadden we het traject niet zo goed kunnen doorlopen. Persoonlijk heb ik Baukje en Dennis ervaren als gastvrij, laagdrempelig en warme persoonlijkheden. Altijd betrokken, subtiel sturend op het maken van concrete afspraken en het boeken van voortuitgang. Het is een plezier om met Zaviro te werken.”
Het VOC-traject van Zaviro is gericht op organisaties, of delen daarvan, die duurzaam aan verbetering willen werken. Het gecoachte team doorloopt samen de drie stappen van het traject: verbinden, ontwerpen en creëren. Door de juiste connectie te leggen, samen in oplossingen te denken en die samen in praktijk te brengen, ontstaat er een natuurlijke chemie die werkt. Mensen en organisaties worden duurzaam in hun kracht gezet. Zaviro begeleidt, het team is aan zet.
Meer over het VOC-traject lees je hier.